Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

AIKIDO Zentrum Offenbach e.V.
Schulstrasse 17
63065 Offenbach am Main
E-Mail: mail@aikido-zentrum-offenbach.de
Telefon: 0179 1241448

Datenschutz-Anfragen: mail@aikido-zentrum-offenbach.de

Impressum: aikido-zentrum-offenbach.de/impressum

Ein Datenschutzbeauftragter ist gemäß Art. 37 DSGVO nicht erforderlich, da der Verein die gesetzlichen Schwellenwerte nicht überschreitet. Bei Datenschutzfragen wenden Sie sich bitte an die oben genannte Kontaktadresse.

2. Welche Daten wir erheben

Bei der Anmeldung über das Wartelisten-Formular erheben wir:

• Kind: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht (optional)
• Eltern/Sorgeberechtigte: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Sonstiges: Bemerkungen (optional), Kindergartenkind-Status
• Technisch: IP-Adresse, User-Agent (für Einwilligungs-Nachweis gemäß Art. 7 DSGVO)
• Engagement: Anzahl versendeter Interesse-Abfragen (contactCount), um die Wartelisten-Verwaltung zu optimieren

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung (Datenschutz-Checkbox im Formular)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragsanbahnung und -durchführung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse
• Art. 8 DSGVO — Einwilligung der Sorgeberechtigten für Kinderdaten

Zuordnung der Verarbeitungszwecke zu Rechtsgrundlagen:

4. Zweck der Verarbeitung

• Verwaltung der Warteliste für Kinder-Aikido-Kurse
• Einladung zu Einführungskursen per E-Mail
• Kommunikation mit Eltern (Kursinfo, Bewertungen, Statusänderungen)
• Zuordnung zu regulären Trainingsgruppen nach erfolgreicher Bewertung
• Automatische Wartelisten-Bereinigung (siehe Abschnitt 4a)

4a. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Wir nutzen automatisierte Verfahren zur Verwaltung der Warteliste:

• Automatische Inaktivierung: Kinder, die 210 Tage lang keine Reaktion auf unsere Anfragen zeigen, werden automatisch als "inaktiv" markiert. Sie können dieser Entscheidung jederzeit widersprechen.
• Engagement-Tracking: Wir zählen, wie viele Interesse-Abfragen an Sie versendet wurden, um die Kontaktierung zu steuern (nach 90, 180 und 210 Tagen).
• Status-Übergänge: Der Status eines Kindes wird automatisch aktualisiert, wenn Eltern über E-Mail-Links reagieren (z.B. Interesse bestätigen/ablehnen).

Sie haben das Recht, eine manuelle Überprüfung zu verlangen: mail@aikido-zentrum-offenbach.de

5. Aufbewahrungsfristen

6. Empfänger und Drittanbieter

Zur Bereitstellung des Dienstes nutzen wir folgende Dienstleister:

UptimeRobot greift ausschließlich auf öffentliche Endpunkte (/api/health, /anmeldung) zu und verarbeitet keine personenbezogenen Daten.

SCCs = Standardvertragsklauseln (SCC 2021) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Technische Schutzmaßnahmen bei US-Transfers: SSL/TLS-Verschlüsselung, PII-Maskierung vor Übermittlung an Monitoring-Dienste, Anonymisierung von IP-Adressen in Logs.

7. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — Welche Daten über Ihr Kind gespeichert sind. Wir stellen den Export innerhalb von 30 Tagen bereit.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Korrektur unrichtiger Daten per E-Mail-Anfrage
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — Entfernung aller Daten. Verknüpfte Einträge (Bewertungen, Kommunikation, Einladungen) werden anonymisiert.
• Widerspruch gegen Profiling (Art. 21 DSGVO) — Widerspruch gegen automatische Inaktivierung (siehe 4a)
• Datenportabilität (Art. 20 DSGVO) — Export in maschinenlesbarem Format (JSON)
• Widerruf (Art. 7 DSGVO) — Einwilligung jederzeit widerrufen
• Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit)

Für alle Anfragen: mail@aikido-zentrum-offenbach.de

8. Besonderer Schutz von Kinderdaten

Da wir Daten von Kindern (4-13 Jahre) verarbeiten, gelten besondere Schutzanforderungen gemäß Art. 8 DSGVO. Die Anmeldung erfordert zwei separate, verpflichtende Einwilligungen über Checkboxen im Formular:

• Checkbox 1 — Sorgeberechtigten-Bestätigung (Art. 8 DSGVO): "Ich bin Sorgeberechtigte/r und stimme der Verarbeitung der Daten meines Kindes gemäß DSGVO Art. 8 zu." — Diese Einwilligung bestätigt die elterliche Verantwortung und ist nach Art. 8 DSGVO für die Verarbeitung von Kinderdaten zwingend erforderlich.
• Checkbox 2 — Datenschutzerklärung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): "Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen und akzeptiert." — Diese Einwilligung bestätigt die Kenntnisnahme dieser Datenschutzerklärung.

Beide Checkboxen sind Pflichtfelder. Ohne beide Einwilligungen kann die Anmeldung nicht abgesendet werden.

Gesundheitsdaten werden grundsätzlich nicht erhoben. Trainer-Bewertungen enthalten ausschließlich sportliche Einschätzungen (Fitness, Koordination, Verhalten im Training). Die Erfassung von Gesundheitsdaten, Behinderungen oder Verhaltensdiagnosen ist nicht zulässig.

9. Fehler-Monitoring und Sicherheit

Zur Gewährleistung der Sicherheit und Stabilität nutzen wir Sentry für Fehler-Monitoring. Dabei werden personenbezogene Daten vor der Übermittlung maskiert: E-Mail-Adressen werden automatisch durch Platzhalter ersetzt, Eingabefelder und Texte in Session-Replays werden vollständig verdeckt, Cookies und Authentifizierungs-Header werden entfernt. Session-Replays werden nur bei 1% der normalen Sitzungen und 10% der Fehlersitzungen erfasst und maximal 24 Stunden gespeichert.

10. E-Mail-Kommunikation und Aktions-Links

Wir senden E-Mails ausschließlich im Zusammenhang mit der Kursverwaltung (Einladungen, Statusänderungen, Bewertungen). Es werden keine Marketing-E-Mails versendet. Sie können den Erhalt von E-Mails jederzeit abbestellen, indem Sie auf eine unserer E-Mails mit dem Betreff "Abmelden" antworten oder eine E-Mail an mail@aikido-zentrum-offenbach.de senden.

Einige E-Mails enthalten sichere Aktions-Links (z.B. "Interesse bestätigen"). Diese Links sind kryptografisch signiert (HMAC), 30 Tage gültig und enthalten keine Tracking-Mechanismen. Die Links enthalten die eindeutige Identifikationsnummer des Kindes und den angeforderten Aktionstyp (z.B. "Interesse bestätigen"), jedoch keine weiteren personenbezogenen Daten wie Namen oder E-Mail-Adressen. Die Nutzung ist optional — Sie können auch direkt per E-Mail antworten.

11. Datenschutzverletzungen

Falls wir eine Datenschutzverletzung feststellen, die ein hohes Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten darstellt, benachrichtigen wir Sie innerhalb von 72 Stunden gemäß Art. 33 DSGVO an die bei uns registrierte E-Mail-Adresse. Im Falle einer Meldepflicht an die Aufsichtsbehörde (Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit) werden Sie ebenfalls informiert.